Par Faizal Mitha

« Une population numérique ne peut pas être bien servie par un gouvernement analogique », écrit le Comité consultatif sur la fonction publique nommé par le Premier ministre.1

C’est vrai non seulement dans le gouvernement canadien, mais aussi dans le secteur privé, et peut-être surtout dans les RH. L’adoption d’une solution technologique est un investissement important qui peut exposer une organisation à des risques. Mais elle peut aussi réduire les coûts, et même améliorer la façon dont vous soutenez et motivez vos employés.

En fait, la génération Y et d’autres groupes avertis préfèrent mettre à jour leurs informations personnelles par voie numérique, s’informer sur leurs avantages par le biais d’une vidéo à la demande sur leur téléphone portable, ou même collaborer virtuellement avec des collègues.

Malgré cela, les conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) Canada signalent que, jusqu’à présent, les entreprises canadiennes n’investissent pas suffisamment dans la technologie.2 Par exemple, le processus d’intégration comporte des tâches fastidieuses et une grande quantité de paperasse, mais on observe encore une réticence à adopter une solution technologique qui pourrait rationaliser le processus. Le rapport du CRHA prévient que la résistance à la technologie est susceptible de réduire la productivité et de rendre le Canada moins compétitif à l’échelle mondiale.

Mais il n’y a pas de raison pour que la technologie soit intimidante. En fait, les employeurs doivent se rappeler que la technologie est la porte d’entrée vers une meilleure expérience pour tous, tant pour l’employeur que pour l’employé. Du côté des employeurs, le nombre de professionnels des RH en proportion de l’effectif global diminue, de sorte qu’ils ont de plus en plus de tâches à gérer. Ils subissent également une énorme pression pour promouvoir la marque et attirer rapidement les bonnes personnes. Du côté des employés, l’évolution des régimes d’avantages sociaux et des options de retraite peut être difficile à comprendre, et le suivi de ces données afin de faire les bons choix peut être un défi.

La bonne solution technologique peut changer tout cela. Avec la possibilité de présenter tous les types de régimes d’avantages sociaux, de conserver les données d’admissibilité, d’intégrer les systèmes d’information des ressources humaines et de faciliter les rapports et la conformité nécessaires, le tout dans un seul portail en ligne, une solution technologique peut supprimer les processus manuels et papier, ce qui réduit les maux de tête et les dépenses administratives.

Si vous n’êtes toujours pas convaincu, considérez ceci :

  • La technologie est le moteur de l’expérience client. Dans le monde des RH, cela signifie que la technologie doit être capable de faciliter et d’accélérer l’accueil et l’apprentissage, le recrutement et la communication. Si vous faites un bon travail dans ce domaine, le personnel des RH peut se concentrer sur la motivation des employés et leur apporter du soutien. Ainsi, les employés existants sont plus heureux au travail et les nouvelles recrues sont attirées par l’organisation.
  • La technologie facilite le suivi des indicateurs. De quels avantages sociaux vos employés font-ils usage, et lesquels ont besoin de soutien supplémentaire pour susciter leur engagement ou l’adoption de ces avantages? Combien de temps faut-il à vos employés pour choisir leurs avantages sociaux et s'y inscrire, et existe-t-il un meilleur moyen de rationaliser ce processus?
  • La technologie aide à ouvrir les voies de communication entre l’employeur et l’employé. En fait, un bon régime d’avantages sociaux assorti d’une excellente communication l’emportera sur un excellent régime d’avantages sociaux assorti d’une mauvaise communication. Et une bonne technologie y contribue.

Lorsque vous investissez dans une solution technologique, vous devez prendre en compte un certain nombre de facteurs avant de faire le grand saut. Voici les quatre considérations les plus importantes :

  • Système propriétaire c. système agnostique : un système propriétaire stocke toutes les informations sous un seul système complet. C’est très pratique, mais vous risquez de rester coincé avec ce système, même si vous ne l’aimez pas, car il peut être difficile de passer à un autre système. Un système agnostique vous permet de choisir la meilleure solution pour chaque catégorie individuelle (p. ex. les avantages sociaux, la paie, les RH), mais vous devrez peut-être créer des systèmes qui les relient entre eux.
  • Sécurité des données : en raison des réglementations fédérales et provinciales, il est plus facile d’héberger des données au Canada que de les stocker ailleurs. Le fait de conserver les données près de chez soi permet de les rendre accessibles et utilisables pour leur objectif initial.
  • Coûts : assurez-vous de bien comprendre les coûts par employé, par mois, y compris les coûts cachés ou les exclusions. Si vous optez pour un système propriétaire, il peut être moins coûteux.
  • Perturbation à court terme : tenez compte des défis que le changement entraînera, de la manière dont il s’articulera et du temps qu’il faudra aux employés pour s’adapter.

La technologie des RH fournit l’infrastructure de l’ensemble de votre organisation, elle doit donc permettre la mise en œuvre de votre stratégie globale en matière d’avantages sociaux. Choisir la bonne plateforme est un défi, mais les conseillers de HUB sont prêts à travailler avec vous pour trouver le système qui correspond le mieux à vos objectifs, à votre culture et à votre budget, et qui vous facilite la tâche.

L’équipe de courtiers de Hub International possède une vaste expérience dans la conception de solutions technologiques pour répondre à tous vos besoins en matière de RH et peut vous aider à planifier et à mettre en œuvre la bonne combinaison de produits pour votre organisation.

1 Gouvernement du Canada, Septième rapport du Comité consultatif sur la fonction publique nommé par le Premier ministre, mars 2013
2 Canada 150 années et plus : Le Rôle des ressources humaines dans la prospérité du Canada, Conseillers en ressources humaines agréés Canada, 2016